相手の印象をよくする心理学を応用した簡単メールテクニック

最近は、インターネット環境が整い、メールやSNS、LINEが主な伝達ツールになってきていますね。もちろん会って話すことも多いですが、友達や恋人とのやりとりもLINEや電話、更には企業間のやり取りや営業までも電話やメール、LINEが主流になってきています。これらのやり取りはデータとして残りますし、話すのとは違うため、どんなメールを送ったらいいのかどうか分からず、迷ってしまい、時間がかかってしまうこともよくあります。実際に送ってしまった後、後悔した経験は誰しもがあるはずです。

今回は、そんなときのためのメールテクニックをいくつかまとめてみました。

メールと会話の違い

まずはメールと会話の違いから理解していきます。基本的に文字と会話のやり取りなので、そこには明確な違いがあります。

会話:身振り手振りや声の大きさ、表情などの視覚的要素付き

メール:あくまで文字や記号の羅列

このように、メールでは会話よりも得られる情報が少ないため、本当に伝えたいことを伝えるのが会話に比べて難しいのです。

メールは誤解を生じやすい

友達とメールをしていて、実際に伝えたい気持ちが伝わらず少し険悪なムードになったり、喧嘩をしてしまったりすることは結構あると思います。自分は、結構付き合いの長い友人とLINEのチャットでたまに喧嘩口調になってしまって、電話で解決なんてこともよくありました。

そうなりやすい理由は、単純にメールでの情報が、直接会って話す会話や電話よりも情報が少なく、相手に誤解を生じさせやすいからです。

コミュニケーションのほとんどは視覚情報

心理学にはメラビアンの法則というものがあります。その法則は人間のコミュニケーションにおいてほとんどの情報が視覚情報というものです。「言語情報」「視覚情報」「聴覚情報」の3つに分けた場合、

  • 言語情報・・・・7%(話しの内容)
  • 聴覚情報・・・・38%(口調や話の長さ、声のトーン)
  • 視覚情報・・・・55%(見た目など)

人の受け取り方は上記の割合で決まります。人は人から情報を受け取るときに言葉の内容よりも口調や見た目を重視する傾向があります。そのため、メールのやり取りは言語のみであり、相手に誤解を与えやすいことは当然のことなのです。

メールにはある程度配慮が必要

言葉のみで相手にいい与える印象を与えるにはかなりの配慮や思考力が必要です。しかし、日常からそこまで深く考えて、やり取りするのは少々面倒くさいというのが本音です。後ほども話しますが、この不足した情報を補う役割をするのが、顔文字や絵文字です。最近では、LINEなどのスタンプも種類が増えて、いろいろな用途で使えるものが多くなってきています。通信速度も速くなり、画像や動画も瞬時に送信できるようになりましたね。

相手に誤解されないように積極的に言葉以外のコンテンツを使ってください。その少しの配慮で相手に誤解を与える可能性の低くなりますし、相手への印象も断然よくなるはずです。

印象がよくなるメールテクニック7選

前置きが長くなりましたが、メールがいかに相手にちゃんとした情報を伝えるかが難しいのか分かっていただいたところで、どうしたら相手の印象がよくなるのかまとめていきたいと思います。まずは、いろいろな場面で使えるメールテクニックやメールを送るときに気を付けておいたほうがいいことを7つに厳選しましたので、ご紹介します。

1.相手がわかる文章を心掛ける

これは、人とコミュニケーションを取るときの基本的なことですが、メールにおいてもまず大前提となる部分です。メールならなおさら、わからない言葉や文章は相手に聞き返さないといけないので、かなり面倒くさいです。

相手が知らない専門用語を使っていたり、普段使わないような漢字を使っていたり。

知的に見せるために、場面によっては使ったほうがいい場合もありますが、できるだけ避けたほうがいいでしょう。誤字脱字もできるだけチェックしましょう。

とにかく分かりやすい文章で相手に送ってあげることで理解する時間も早いですし、コミュニケーションにおいて最も大事な「共感」も得られる可能性が広がります。

2.共感して、相手のメールの特徴を真似る

お話しましたが、コミュニケーションにおいて「共感」するということはとっても大事です。相手と同じ趣味や同じ話題ができる話までできるだけ深堀りしてメールをしてみましょう。相手の話に食いついて深堀りしてあげることで、相手はこの人は自分に興味を持ってくれていると感じ、自然と親近感や信頼感が湧きます。そして、その話に共感してあげることで更に親近感が湧きます。心理学でいうところの類似性の法則です。

類似性の法則とは – 同じような人間を好きになる心理

また、相手のメールの特徴を少し真似てみることも大事です。メールでの言葉遣いや絵文字、スタンプなどです。話題も広がり一番いいのは、相手と同じスタンプを持っていて普段から使っているとかです。それも、有料のマニアックなスタンプであれば、なお親近感が湧き一気に相手との距離が縮まりますね。知っている人も多いとは思いますが、これはミラーリング効果という心理効果です。相手との距離を縮めたいときによく使われる心理テクニックですが、メールにも応用が利きます。

ミラーリング効果とは – 相手の動作やしぐさの真似をする心理テクニック

3.絵文字や顔文字、スタンプを活用する

メールは、とにかく感情や状況を伝えることが難しいです。短文で、一言のメールを送ると、送信者側としては別に怒っているような態度はなかったとしても、受信者側は怒っていると捉えられる可能性が高まります。ある程度仲良くなってお互いの理解がある状態であれば、そういったトラブルは少なくなりますが、初めてメールをする、LINEをするとなれば、この人は愛想が悪いと思われ、第一印象も悪くなります。

そうならないためにも、絵文字や顔文字、スタンプを活用していきましょう。これらを取り入れることで、相手に与える印象はぐっと変わってきます。

悲しい時には悲しい絵文字や嬉しい時には嬉しいスタンプ、その場その場で使い分けることで印象が変わるだけでなく、自分の感情や言葉も相手に伝わりやすくなります。

4.意識して相手の名前を入れてあげる

カクテルパーティー効果を知っていますか?カクテルパーティー効果とは、周囲の環境から自分に必要な言葉や事柄だけを聞き取ったり、見たりする脳の働きです。この効果は相手の名前を呼ぶだけでも、相手の注意を惹き、印象付きます。メールだと自分の名前を入れられると文に残るので、なお印象に残りドキッとしますね。

異性に対してのメールは、特に入れたほうがいいです。相手への特別感もでますし、異性から名前で呼ばれるとドキドキして相手は気になってしまうかもしれません。

5.相手が返しやすいように質問する

会話もメールも言葉のキャッチボールです。適度に質問をして、相手が返しやすい一文を考えて送ることで、スムーズに会話も進みますし、LINEでも既読スルーなんてことも少なくなります。質問をしてあげれば、それに対して相手は答えるだけですし、質問をすることで相手は自分に少しは興味を持ってくれていると感じ好感度があがります。

しかし、あまりにも質問が多すぎると会話のキャッチボールになりません。相手はそれに対しての答えを返すのに精一杯になってしまい、自分の話もできません。あくまで、適度の質問を心掛け、質問をした後には、相手が興味を引くようなワードを入れるなどして、逆に相手が質問をしやすいような返信をしてあげることがメールをうまく続けるテクニックです。

6.相手が想像しやすいリアルを適度に

メールは相手の今の状況がわからないものです。そんなメールで、実際のリアルや普段見えないような部分を相手が想像しやすいように伝えることで、ぎゅっと距離を縮めることができるでしょう。

例えば、「今ソファでゴロゴロしながらメールしてる(>_<)」「お風呂上がりで体ぽかぽかだよ~~~!」「今カフェでコーヒー飲みながら休憩中♪」などなど。

今どんなことをしているか状況を伝えてあげるだけで、相手はその状況をリアルに想像してより親近感が湧くようになります。文章だけでなく、画像や動画で「今こんなことしてるよー!」というのをメールやLINEで送信すれば、なお距離が縮まります。

7.長すぎる文章やメールを送りすぎない

長すぎる文章や相手からの返信が帰ってきていないのにメールを過度に送ることはやめたほうがいいです。

文章が長すぎると、送られてきた側も読むのが大変ですし、段落が多くなるとその内容すべてに返信をしないといけないため、返信するのに時間も労力も大変です。特にLINE関してはチャット形式でやり取りができるにも関わらず、長文でやり取りをすると面倒くささが際立ちます。

また、メールを送りすぎたり、追ってLINEをしすぎるのは、しつこくて面倒くさい人だと思われてしまいます。

相手の返信が遅くて気になったり、心配したりする気持ちも分かりますが、相手にも相手の事情があります。相手も返す気になれない時もありますので、その気持ちをぐっと抑えて連絡を待ちましょう。

連絡をしすぎるとかえって相手への印象が悪くなりますので注意が必要です。

こんなメールはだめ!NG集

よくありがちなメールのNG集をいくつかピックアップします。誰もが送っている可能性がありますので、自分もやっていると感じたら少しづつ減らしていくようにしましょう。

疑問形もない、短文すぎるメール

ただ相手の質問だけに答え続けるだけのメールやその返信がかなりの短文のメールはNGです。まず、その返信をされたほうは返信の仕方に困ります。会話のキャッチボールができないことがメールを含めたコミュニケーションの中で一番良くないです。

例えば、相手の返信に対して「うん!」「そうだよー(>_<)」「いいねー!」だけの返信。

それだけ返された側は、次どんなメール送ったらいいか悩みますよね。

趣味とかを聞いても「特にないんだよね。」などの返信も会話が全く広がりません。

本当になかったとしてもその後、相手の質問をしてあげることや一文追加で送ってあげることが重要です。

ここでは、バックトラッキング+質問で相手の印象を良くし、話を弾ませることがポイントです。

バックトラッキングは相手の言葉をそのまま言うことで、相手の印象を良くする心理効果です。詳しくはリンクを貼っておきます。

このバックトラッキングと適度な質問を繰り返すことで、相手にいい印象を与えながら、快適な言葉のキャッチボールをすることができます。

バックトラッキングとは – 簡単なオウム返しが評価を高めて信頼を築く

マイナスなメールや気遣ってほしいメール

相手にマイナスな印象を与えるメールや自分を気遣ってほしいだけのメールは、自分だけのことしか考えていないメンヘラ人間だと思われます。

例えば、「あー今日疲れた面倒くさい」「忙しい~~」「今日天気悪くて気持ちガン萎え」などなど、マイナスな印象の気遣ってほしい文章はたくさんありますが、、、、

本当に気心の知れた友達や恋人、自分に好意をを持ってくれている人であれば、「大丈夫?」「仕事大変だったの?」と気遣って心配してくれますが、そこまで関係が深くない場合をマイナスなイメージしか相手に与えません。仮に、親友だったとしても毎日そんなメールが来たら、気持ちも晴れませんよね。

そのため、日ごろのメールからポジティブな内容のメールを心掛けることが大切です

ポジティブな文章や会話を日ごろから心掛けると相手の気持ちも自分の気持ちも晴れて、清々しくなります。

また、ポジティブな人や文章に人は惹きつけられますので、あなたの印象も良くなっていくことでしょう。

メールの放置や既読スルー

忙しくてメールが返せない場合もあるので、仕方はないのですが、長期間のメールの放置やLINEの既読スルーはできるだけしないほうがいいです。受け取り側としてはこの人自分に全く興味がないと思ってしまいます。関係が浅いと、前に話していた内容やその人の印象などもすぐに忘れてしまいます。

心理学的には、人と接する回数にも相手に与える印象や親密度と関係があり、その回数が多ければ多いほど相手に与える印象や親密度は良くなります。できれば、顔を合わせたほうがいいですが、メールやLINE、電話でもその効果はあります。なので、この人とこれから仲良くなりたい、この人と付き合いたい、と思う人には積極的に連絡をとることをおススメします。

ちなみに、この心理効果は単純接触効果または、ザイオンス効果といいます。別記事のリンクを貼っておきます。

単純接触効果とは – 会えば会うほど相手の印象が上がる人間の心理効果

モテるメールテクニック<男性編>

基本的なメールテクニックは変わりませんが、男性と女性で少し変わってきます。モテる男性と女性はどのようなメールで相手をご飯に誘ったり、会話をしているのか見ていきたいと思います。

女性が興味のある内容のメールをする

女性を落とすのが上手い男性はとにかく女性の興味や関心のあるものをうまく聞き出し、その話題を振ります。

「こないだ、〇〇のレストランいったらめちゃくちゃ美味しかったよー!〇〇ちゃんはどんな料理が好き??」

こんな感じで自分の話を振りつつ、相手の話も聞き出し、うまく相手の好きなものや興味、関心を聞き出します。

相手の趣味や興味、関心のあるものが分かったら、やる人はそれについて徹底的に調べて、同じ共通点として話のネタにする人もいるくらいです。

最初は丁寧に!馴れ馴れしくしないで紳士的に

時と場合によるかもしれませんが、基本的に最初は馴れ馴れしくしすぎないほうがいいです。モテる男性は第一印象が一番大事であることを知っています。

メールやLINEをしてるからと言って、一番最初のやりとりから、軽いノリでメッセージをしたり、チャラついた感じを見せたりすると、女性からの好感度も下がります。少しずつ距離を詰めていくことが大事です。

この人は信頼できるなと思わせられるくらいの感じがいいでしょう。ただ、固すぎると後々距離を縮めていくのが難しいので、適度に紳士にしましょう。

ちなみに第一印象はかなり大事で、最初の印象で約半年はその印象のままになってしまいます。心理学では初頭効果といいます。

初頭効果とは – 第一印象でその人の印象がほとんど決まってしまう

デートに誘うのが上手い

モテる男性はメールや電話で女性をデートに誘うのがかなり上手いです。最初にうまく相手の趣味や興味を聞き出したら、相手の趣味に合わせてデートに誘います。

「こないだ好きって言ってたイタリアン料理屋いってみたら、めっちゃ美味しかったよ!またいきたいからよかったら今度いこーよ!」

こんな形で相手の趣味に合わせて、詳しい日時とかは決めずに取り合えず誘ってみます。ここで少し相手の反応を伺い、少しでもよさそうなそぶりを見せたら、具体的に誘っていきます。これは、相手に「YES」を言わせて、誘いを通りやすくしているのです。心理学では、ローボールテクニックや一貫性の法則と言います。

ローボールテクニックとは – 自分の要求を通しやすくする心理テクニック

モテるメールテクニック<女性編>

次はモテる女性のメールテクニックです。どちらかというと女性は受け身です。モテる女性は好意のある男性にさりげなく気持ちを匂わせ、相手に誘われやすくします。相手にうまく誘ってもらえるように、誘導することがモテる女性の秘訣です。

返信のペースを相手に合わせる

メールが上手い女性は、相手に返信のペースを合わせます。男性は基本メールやLINEばっかりするのは面倒だと思っている人が多いです。そのため、過度なメールやLINEはその人の負担になってしまいます。

男性も居心地のいい女性と一緒に居たいので、自分のペースに合わせてくれる女性はとても魅力的に見えます。

何事にも相手を思いやり、相手のペースに合わせるのが大事です。

相手に特別感を与える

例えば、自分が休憩中や時間がないときなどでも、相手に合わせて返信してあげると特別感が伝わります。

「今ちょっと休憩もらった!でもまたすぐ仕事行かなきゃだから、また後で連絡するね(>_<)」

こんな感じの返信をするだけでも、男性としては仕事中に忙しいのにわざわざ自分のために返信してくれていて嬉しい、と思うのです。

印象がよくなるメールテクニックでも話しましたが、モテる女性はメールで意識して相手の名前を呼ぶことも、よくやりますね。

いろんな手法を用いて特別感を与えて、男性をドキッとさせているようです。

さりげなく好きなものを伝える

男性に誘われやすくするために、自分の好きなものをさりげなく相手に伝えます。

少し奥手な男性であると男性側も、食事やデートに誘うのは緊張します。相手が好きなものも分からないので、どんなところにどうやって誘ったらいいか分かりません。そのため、さりげなく相手に情報を伝えておくのは、男性としても誘いやすい状況になるわけです。

「最近、〇〇においしいオムライス屋さんできたみたいだよー!私オムライス好きだから、今度行ってみたいな!(^^)!」

「今度〇〇の映画の続編やるみたいですね!〇〇さん映画よく見るって言ってましたけど〇〇見たことありますか??」

などなど、男性があなたをデートに誘いやすいように、メールをして状況を作り出すことも大事ですね。

まとめ

相手の印象をよくするためのメールテクニックいかがでしたでしょうか。

普段できているところから、できていないことまで様々だったと思います。最近は、インターネットが普及して、メールやLINEでのやりとりが容易になった分、こういうテクニックを知っているのと、知らないのでは大きく差が出てきます。

人間関係が以前よりもよくなったり、友達や恋人から遊びに誘われやすくなったり、様々なポジティブ要素がでてくると思いますので、少しでも気を付けることができそうだと思ったことは是非明日から取り入れてみてはいかがでしょうか。

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